La matrice di Eisenhower

Prendere decisioni: la matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è uno strumento che aiuta a mettere in priorità le diverse attività e questioni che ci troviamo ad affrontare ogni giorno e ci aiuta a capire quanta rilevanza ognuna delle nostre azioni o decisioni abbiano, una volta che le mettiamo in relazione con i nostri obiettivi.

Capire e di conseguenza assegnare una diversa priorità a quello che facciamo ci aiuta a non “annegare” le cose veramente importanti nella miriade di piccole cose che ci bombardano tutti i giorni. La matrice di Eisenhower ci fornisce uno strumento in grado di riportare equilibrio nel nostro fare quotidiano grazie allo sforzo che ci richiede nel pensare in maniera costruttiva a quello che facciamo, alle decisioni che prendiamo, alle priorità che ci diamo rispetto al risultato che vogliamo raggiungere (per un approfondimento sull’equilibrio delle diverse aree della vita vi rimando al post “Immagina”)

Il nostro tempo è controllato da urgenze, compiti da svolgere e mansioni da portare a termine. Come si fa a capire che cosa è urgente e che cosa è trascurabile? Cosa succede quando non sappiamo a che attività dare la priorità? Nella maggior parte delle occasioni siamo portati a svolgere compiti urgenti ma non importanti, tralasciando quelli importanti che possono sembrare poco urgenti. La matrice di Eisenhower ci permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo i quattro criteri che vediamo qui sotto.

Come funziona?

La matrice di Eisenhower si compone di quattro quadranti:

la matrice di eisenhower

Il primo quadrante (Q1): Urgente, Importante

Sono le questioni urgenti e importanti, da risolvere subito o alle quali iniziare a lavorare il prima possibile. Ad esempio un lavoro che deve essere consegnato o concluso oggi.
Di solito gli impegni che si trovano nel primo quadrante sono legati al tempo (scadenze, appuntamenti…)

Il secondo quadrante (Q2): Non urgente, Importante

Tutto quello che si trova in questo quadrante dovrebbe essere pianificato. Normalmente qui si collocano attività ricorrenti, che tendiamo a rimandare perché non sono urgenti, ma che in realtà sono estremamente importanti (es. andare in palestra…) perché hanno un impatto su numerose aree della nostra vita (es. nel caso della palestra, sulla salute). Addirittura, qualora lavorassimo MOLTO bene su questo quadrante, potremmo non avere cose da fare del Q1, perché se pianificassimo correttamente le nostre attività, non avremmo progetti da concludere con urgenza, perché li avremmo smaltiti a fasi (e non con urgenza) tramite il Q2.

Il terzo quadrante (Q3): Urgente, non importante

Sebbene si tratti di questioni non importanti, rimangono però urgenti, quindi vanno risolte, ma magari possiamo non farlo noi direttamente e delegare una persona di fiducia per portare a termine un compito. Ad esempio, chiedere ad un collega di sostituirci ad una riunione non importante.
In realtà in questo quadrante di cose urgenti ma non importanti consumiamo di solito gran parte del nostro tempo. Depenniamo dalla nostra lista di cose da fare questa e quella riga, ma in realtà non abbiamo risolto molto. Qui è fondamentale avere ben chiari i propri obiettivi, in modo da poter distinguere con chiarezza la differenza che passa tra una cosa “urgente” e una cosa “importante”.

Il quarto quadrante (Q4): Non urgente, Non importante

In questo quadrante ci sono attività non finalizzate a particolari obiettivi, ed esempio guardare la TV. Il tempo investito per svolgere attività di questo tipo va ridotto sulla base del tempo necessario a svolgere tutte le altre. Il tempo da dedicare alle attività in Q4 va tagliato sulla base delle nostre priorità e mantenuto nei limiti che ci sono necessari per vivere questo tempo come una gratificazione.

Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante
(Dwight David Eisenhower)

 

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